Projekte können auf verschiedene Weise entstehen: durch Kundenaufträge, durch Ideen, neue Unternehmensziele oder veränderte Rahmenbedingungen.
In der Projektmanagementphase „Initialisierung“ geht es deshalb darum, zunächst das Projekt und den Projektkontext möglichst genau zu erfassen. Man klärt die Erwartungen an das Projekt und sichert das gemeinsame Projektverständnis ab. Denn gerade zu Beginn können die Vorstellungen der Projektbeteiligten erheblich voneinander abweichen.
Bei Projekten arbeitet man in der Regel fachübergreifend zusammen. Deshalb ist es wichtig sicherzustellen, dass Begriffe und Definitionen einheitlich verstanden werden und alle das Gleiche meinen.
Wenn ich keine Zeit habe, nehme ich davon besonders viel am Anfang.
―Ruth Cohn, deutsche Psychologin, 1912–2010
Im Projekt steigen mit fortschreitendem Verlauf die Kosten, die Zeit verfliegt und die Beeinflussbarkeit sinkt, während das Wissen wächst. Deswegen betonen die meisten Projektmanagementmethoden die Startphase besonders.
Das Ergebnis der Projektmanagementphase „Initialisierung“ sollte ein schriftlich fixiertes gemeinsames Projektverständnis sein – zum Beispiel durch ein Projektsteckbrief, Briefing oder Projektantrag.