4. Steuerung

„Gedacht“ heißt nicht immer gesagt,
„gesagt“ heißt nicht immer richtig gehört,
„gehört“ heißt nicht immer richtig verstanden,
„verstanden“ heißt nicht immer einverstanden,
„einverstanden“ heißt nicht immer angewendet,
„angewendet“ heißt noch lange nicht beibehalten.
(Konrad Lorenz, österreichischer Verhaltensforscher, 1903–1989)

Typische Agenda einer Teamsitzung

  1. Einleitung (Willkommen, Moderation und Protokollführung festlegen)
  2. Aktuelles (z. B. Zufriedenheit des Auftraggebers, Teambelange, Arbeitsmittel usw.)
  3. Information über den IST-Zustand und Bewertung des Fortschritts (Abgleich mit SOLL-Zustand)
  4. Probleme und Änderungswünsche (ggf. Steuerungsmaßnahmen ergreifen oder Entscheidungsvorlagen erarbeiten)
  5. Risiken und Stakeholder betrachten

Erfolgsfaktoren der Projektsteuerung

Damit Projekte erfolgreich gesteuert werden können, sind eine Reihe von Faktoren entscheidend:

  • Top-Management-Unterstützung: Wenn ein Projekt auf der obersten Entscheidungsebene nicht als relevant angesehen und explizit unterstützt wird, wird es im Verlauf schwer, die benötigte Unterstützung im Unternehmen zu bekommen.
  • Teamentwicklung: Projektteams sind in der Regel interdisziplinär und müssen meist unter hohem Zeit- und Kostendruck „funktionieren“. Das erfordert Vertrauen, ein gemeinsames Projektverständnis und eine gemeinsame Sprache – Faktoren, die nicht „einfach so“ vorhanden sind, sondern aktiv entwickelt werden müssen.
  • Kommunikation: „Reden hilft“ – Im oft hektischen Projektablauf ist es nicht leicht, zu beurteilen, wer wann über was informiert werden sollte. Ein „zu wenig“ an Information an das Team oder an Stakeholder kann dabei genau so gefährlich sein wie ein „zu viel“. Deshalb ist die Kommunikationsmanagement eine der wesentlichsten Projektmanagementfunktionen.
  • Persönlichkeit der Teamleitung: Die Projektleitung benötigt sowohl Durchsetzungsvermögen, diplomatisches Geschick, analytischen Verstand und Einfühlungsvermögen sowie die Fähigkeit, mit Paradoxien (Gegensätzlichkeiten) und Ambiguität (Unschärfen) umgehen zu können. Dabei kann die Kenntnis von Projektmanagementbegriffen und -methoden helfen, die eigene Persönlichkeit und die Rolle im Team besser zu begreifen.
  • Projektplanung: Ein gemeinsames und abgesichertes Verständnis der Projektziele und des Vorgehens mit klaren Schritten und Aufgaben ist eine Grundvoraussetzung um ein Projekt steuern zu können. Nur so können Abweichungen erkannt und der Kurs korrigiert werden.

Die Rolle der Teammitglieder

Im Kontext eines Projekts sind Teammitglieder wesentlich mehr als nur fachspezifische Funktion. Die Projektleitung braucht einen „mehrdimensionalen“ Blick auf das Team. Sie kann auf unterschiedlichen Ebenen in unterschiedlichem Maß auf die Teammitglieder einwirken und dazu beitragen, dass sie ihre Rolle im Projektteam optimal ausfüllen können.

Voraussetzungen der Person Voraussetzungen der Organisation
„Wollen“ „Sollen/Müssen“
  • Motivation
  • Werte
  • Haltungen
  • Passung
  • Erwartungen/Anforderungen
  • Verantwortung einfordern
  • Konsequenzen
  • Konfrontation
  • Klarheit
„Können“ „Brauchen/Dürfen“
  • fachlich, methodisch, sozial, persönlich
  • Rollenkompetenz
  • Gesundheit
  • Zeit/Kapazität
  • Autorisierung
  • Ausstattung
  • Ressourcen

Die Rolle der Projektleitung

Um ein Projekt zu steuern, kann die Projektleitung auf eine Reihe von Faktoren einwirken:

Störungen beheben:

  • Beseitigen sozialer oder technischer Störungen (ggf. durch Fachpersonal)

Mehr Ressourcen:

  • Mitarbeiteranzahl erhöhen
  • Überstunden einführen
  • Leistungen fremdvergeben

Anderes Vorgehen:

  • Änderung des Konzepts
  • Einführung effizienterer Techniken
  • Wollen: Erhöhen der Motivation
  • Können: Erhöhen der Qualifikation
  • Dürfen: Vergrößern der Verantwortlichkeitsspielräume
  • Auswechseln von Personal
  • Änderung von Prioritäten bei Mehrprojektmanagement

Einwirken auf das Magische Dreieck:

  • Qualität: Änderung des Lasten- oder Pflichtenheftes, Reduktion von Qualitätskontrollen, Senkung der Qualitäts-/Leistungsziele
  • Kosten: Preiswerteres Material, Auswahl der Lieferanten
  • Termine: Vorziehen oder Verschieben von Terminen

Änderungsmanagement

Durch neue Erkenntnisse oder Veränderungen im Umfeld können sich neue Anforderungen an das Projekt ergeben. Änderungswünsche sollten frühzeitig erkannt werden und müssen mit dem Spielraum des Magischen Dreiecks abgeglichen werden. Erweiterungen des Projektauftrags sollten samt der Auswirkungen auf Kosten und Termine schriftlich fixiert und vom Auftraggeber gegengezeichnet werden. Egal wie überzeugend eine Idee ist, in der Regel führt sie zu Mehraufwand oder Verzögerungen, die mit dem Auftraggeber abgeklärt werden müssen. Merke: Gute Ideen sind im Projekt eine schlechte Idee!