Kanban ist ein System zur visuellen Organisation von Arbeitsabläufen und eine daraus abgeleitete Methode des agilen Projektmanagements. Ursprünglich wurde die Methode von Toyota in der Produktion eingesetzt. Der Begriff Kanban ist japanisch und heißt so viel wie „Karte“.
Seit 2010, als der amerikanische Autor David J. Anderson das erste Buch zu Kanban als moderne Entwicklungsmethode veröffentlicht hat, hat sie sich in der Softwareentwicklung und im Projektmanagement sowie in vielen anderen Bereichen wie etabliert.
Wie funktioniert Kanban?
Das Kernstück der Methode ist das sogenannte Kanban-Board. Es ermöglicht Teams, Aufgaben und Prozesse besser zu koordinieren und transparent zu machen. Auf dem Board werden Aufgaben auf Post-it-Notes oder Karteikarten notiert und in Spalten sortiert. Diese Spalten repräsentieren typischerweise verschiedene Phasen des Arbeitsablaufs wie z. B. „To Do“, „In Arbeit“ und „Fertig“. Das Verschieben der Karten von Spalte zu Spalte visualisiert den Fortschritt des Projekts. Das Board ist dabei für alle Teammitglieder jederzeit einsehbar.
Zu Kanban als Entwicklungs- und Projektmanagementmethode gehört eine Reihe von Praktiken:
- Arbeitsablauf visualisieren: Die Visualisierung des Arbeitsablaufs ist ein Schlüsselprinzip von Kanban. Dabei wird eine visuelle Darstellung des Arbeitsprozesses erstellt, die den Teams hilft, zu verstehen, woran jeder Einzelne arbeitet und welchen Status die einzelnen Elemente haben.
- Begrenzung der laufenden Arbeit: Die Begrenzung der laufenden Arbeit ist ein weiteres Schlüsselprinzip von Kanban. Dabei werden für jede Phase des Prozesses Grenzen für die laufende Arbeit festgelegt, um eine Überlastung der Teammitglieder zu verhindern und den Arbeitsfluss zu verbessern.
- Fluss verwalten: Beim Flussmanagement geht es um die Optimierung des Arbeitsflusses im Prozess. Es geht darum, Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen, Wartezeiten zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Arbeit reibungslos durch den Prozess läuft.
- Prozessrichtlinien explizit machen: Bei der Festlegung von Prozessrichtlinien geht es um die Definition und Kommunikation der Regeln und Richtlinien, die den Arbeitsprozess bestimmen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder verstehen, wie der Prozess funktioniert und was von ihnen erwartet wird.
- Feedback-Schleifen einrichten: Bei der Implementierung von Feedbackschleifen geht es um die Schaffung von Mechanismen zur Erfassung von Feedback und dessen Nutzung zur Verbesserung des Prozesses. Dazu können regelmäßige Retrospektiven, Kundenfeedback und andere Formen des Feedbacks gehören.
- Kollaborative Verbesserung: Die kollaborative Verbesserung beinhaltet die kontinuierliche Verbesserung des Prozesses durch Zusammenarbeit und Experimentieren. Dabei werden alle Teammitglieder ermutigt, Ideen und Vorschläge zur Verbesserung des Prozesses einzubringen (Siehe auch Kaizen).
Anwendungsbereiche
Kanban ist flexibel und iterativ, so dass Teams ihre Prioritäten leicht verschieben können, um sich an Veränderungen im Unternehmen, bei den Kunden und am Markt anzupassen. Es ist besonders nützlich für kleine und mittlere Teams, die eine Organisationsform für ihre Aufgaben benötigen, die etwas anspruchsvoller ist als eine To-Do-Liste, aber weniger intensiv als ein vollumfassendes Projektmanagementprogramm. Kanban-Boards eignen sich ebenso für die übersichtliche Darstellung bei einer großen Zahl parallel laufender Projekte.
Vorteile
- Einfache Implementierung: Kanban ist einfach zu implementieren und erfordert nur minimale Schulungen und Vorbereitungen.
- Hohe Flexibilität: Kanban ist sehr flexibel. Deshalb kann man es leicht an die Anforderungen des Teams und des Projekts anpassen.
- Fokus auf Wertschöpfung: Die Methode legt den Fokus auf die Wertschöpfung für den Kunden und hilft, Verschwendung zu vermeiden.
- Bessere Priorisierung: Kanban hilft, Aufgaben und Prioritäten klar zu definieren und den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu legen.
Nachteile
- Abhängigkeit von der Teamkultur: Kanban erfordert eine offene und kollaborative Teamkultur, die nicht in jedem Team vorhanden sein kann.
- Mögliche Überlastung: Wenn die Arbeit nicht gut begrenzt wird, kann es zu einer Überlastung der Teammitglieder kommen.
- Eingeschränkte Sichtbarkeit: Kanban kann in komplexen Projekten oder Unternehmen mit vielen Abhängigkeiten und Schnittstellen seine Grenzen haben.
Praxistipps
- Das Board sollte nicht mit zu vielen Aufgaben überladen werden, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
- Klare und prägnante Beschreibungen für alle Aufgaben, um Verwechslungen zu vermeiden.
- Farbcodierung und andere visuelle Elemente können wichtige Informationen hervorheben.
- Fokus auf Einfachheit und Übersichtlichkeit: Je komplizierte ein Board, desto höher der Pflegeaufwand und geringer die Begeisterung im Team, damit zu arbeiten. Gerade bei der Verwendung von Software-Tools verleiten die Möglichkeiten schnell dazu, ein Board durch zu viele Spalten, Farben und Markierungen zu komplex zu machen.
- Eine zusätzliche Spalte (oder Zeile unterhalb der definierten Spalten) für „Wartend“ kann helfen, die Aufgaben, bei das Team auf Entscheidungen oder Input von dritten angewiesen ist, zu „parken“.
- Seit längerer Zeit nicht erledigte Aufgaben regelmäßig überprüfen: Ist die Aufgabe (noch) wichtig? Was verhindert die Bearbeitung? Werden zusätzliche Ressourcen oder Hilfe benötigt?
Software-Tools
Es gibt eine Vielzahl von Software-Tools, die speziell für die Implementierung von Kanban entwickelt wurden. Viele dieser Tools bieten nicht nur eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Verwaltung der Boards, sondern zahlreiche Möglichkeiten zur Gestaltung der Boards und Karten, zur Zusammenarbeit und (automatisierten) Kommunikation im Team sowie zur Nachverfolgung.
Kostenlose Tools:
Auch viele vollumfassende Projektmanagement-Lösungen bieten Kanban-Boards als eine mögliche Ansicht an.
Fazit
Kanban ist eine einfach zu erlernende und äußerst effektive Methode des Projektmanagements, die bei der Steigerung der Effizienz von Teams und der Verbesserung des Arbeitsprozesses hilft. Durch die Visualisierung des Arbeitsfortschritts auf einem Board und die Begrenzung der Arbeit in Arbeit können Teams schnell und effizient arbeiten und kontinuierlich Verbesserungen vornehmen. Allerdings sollte beachtet werden, dass es für komplexe Projekte nicht immer ausreichend ist und dass eine detailliertere Projektplanung erforderlich sein kann.