Einführung in die Projektplanung

Wozu soll Projektplanung eigentlich gut sein?

Planung ist – wenn sie gut sein soll – sehr zeitaufwändig. Sollte man diesen Aufwand nicht besser direkt in die Erreichung der Ziele stecken? Viele gute Gründe sprechen jedoch für die Erstellung von Plänen. Planung ermöglicht:

  • Überprüfung von Zielen und Vorgaben
  • Überprüfen der Machbarkeit
  • Strukturierung des Projekts
  • Orientierung
  • Grundlage für die Projektsteuerung
  • Handlungssicherheit
  • Soll-Wert für den Projektstand
  • Frühes Erkennen von Problemen
  • Moderation von Konflikten

Selbst ein „falscher“ Plan ist besser als gar kein Plan! Denn was ist die Alternative? Totaler Blindflug.

Voraussetzungen für eine sinnvolle Planung

Bevor mit der Planung begonnen werden kann, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die zu erreichende Ziele müssen bekannt – und abgestimmt – sein.
  • Die Lösungswege müssen (zumindest grob) bekannt sein.
  • Risiken (wie zum Beispiel mögliche Probleme, die Machbarkeit oder Akzeptanz) müssen beurteilbar sein.
  • Das erforderliche/verfügbare Know-how muss einschätzbar sein.
  • Die Verfügbarkeiten müssen bekannt sein, mindestens die der Engpassressourcen (zum Beispiel spezielle Maschinen, Räume, schwer zu beschaffende Materialien oder auch Experten).

Inhalte der Projektplanung

Bei der Planung sollte Folgendes definiert werden:

  • Aufgaben: Was ist zu tun?
  • Hilfsmittel und Methoden: Wie/Womit ist es zu tun?
  • Termine: (Bis) wann ist es zu tun?
  • Verantwortlichkeiten: Wer hat es zu tun bzw. entscheidet über die Erledigung?

Projektplanung in mehreren Schritten

Die Grobplanung erfolgt so früh wie möglich. Sie umfasst mindestens die Zielbeschreibung und die Einteilung des Projekts in Projektphasen. Sie erfolgt meist schon in der Definitionsphase und soll vor allem Folgendes leisten:

  • Überblick über das Projekt schaffen
  • Vorbereiten der Durchführung
  • Kosten- und Zeitschätzung ermöglichen
  • Erste Ressoucenplanung ermöglichen

Die Feinplanung kann erfolgen, wenn die Lösungvariante entschieden ist. Jetzt können Arbeitspakete definiert werden und die bisherige Planung wird überprüft und aktualisiert. Denn Planung ist immer nur ein Modell – ein vereinfachtes Abbild der Realität. Deshalb muss die Planung genau geprüft werden:

  • Ist die Zieldefinition vollständig und realistisch?
  • Sind Ressourcen (Personal, Material, Geld und Zeit) ausreichend vorhanden?
  • Gelten die Ausgangsbedingungen und -annahmen noch?
  • Haben sich Randbedingungen oder das Umfeld verändert?
  • Müssen Abbruchbedingungen definiert werden, wenn die Projekterreichung gefährdet ist?
  • Welche Folgebedingungen müssen beachtet werden?

Arten der Projektplanung

Im Projektmanagement gibt es eine ganze Reihe von Planungen. Die wichtigsten Pläne sind der Projektstrukturplan, der Projektterminplan und der Projektablaufplan.

Je nach Projektart können noch weitere Pläne für die Materialplanung, Kosten- und Finanzpläne, Qualitätspläne oder Risiko- und Notfallpläne hinzukommen.

Planung ist aufwendig! Zu viel Planung kann dabei genauso schaden wie zu wenig.

Weiter


Lesetipps: