Projektstrukturplan (PSP)

Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine möglichst vollständige Darlegung des Projektgegenstands. Er legt fest, was zu tun ist. Das Projekt wird strukturiert und in übersichtliche Arbeitspakete (oder Vorgänge) aufgeteilt. Der Projektstrukturplan ist die Basis für die Zeit- und Kostenschätzung, die Basis für die Risikobewertung und die Grundlage für die Projektsteuerung und die Projektdokumentation.

Die zeitliche Abfolge und die Verantwortlichkeiten werden nicht im Projektstrukturplan festgelegt, sondern im Projektablaufplan (PAP).

Die Gliederung des Projektstrukturplans kann aus unterschiedlichen Blickwinkeln vorgenommen werden:

  • objektorientiert
  • funktionsorientiert
  • ablauforientiert

Um ein möglichst vollständiges Bild des Projekts zu erhalten, empfiehlt es sich, alle drei Perspektiven zu durchlaufen.

Bei der objektorientierten Betrachtung bilden die einzelen Objekte des Projekts die oberste Ebene. Zum Beispiel bei einem Messeauftritt der Messestand, das Messepersonal, die Produktpräsentation oder die Einladung. Zu den einzelnen Oberpunkten werden dann die entsprechenden Arbeitspakete gesammelt.

Die funktionsorientierte Betrachtung geht nicht von den Objekten aus, sondern von den Funktionen, die durch das Projekt erreicht werden sollen. Bei dem Beispiel des Messeauftritts gehören dazu etwa die Werbewirkung für das Unternehmen, Kunden- und Lieferantengespräche oder die Wettbewerbsbeobachtung. Auch hier werden wieder die entsprechenden Arbeitspakete gesammelt. Dabei kann es zu Wiederholungen von bereits bei der objektorientierten Betrachungsweise gesammelten Arbeitspakete kommen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit treten jedoch durch den veränderten Blickwinkel ganz neue Arbeitspakete hervor, die bei rein objektorientierter Betrachtung vergessen worden wären.

Die ablauforientierte Betrachtungsweise nimmt dann den zeitlichen Ablauf des Projekts als Ausgangspunkt. Für das Beispiel Messeauftritt etwa die Vorbereitungsphase, die Planungsphase, die Messe und die Nachbereitung. Auch hier gilt wieder, dass es sicher Wiederholungen der Arbeitspakete zu den vorangegangenen Betrachtungen geben wird, aber eben auch wieder neue, zuvor nicht berücksichtige Arbeitspakete.

Methoden zur Erstellung des PSP

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Arbeitspakete für den Projektstrukturplan zu sammeln: „Top-down“ oder „Bottom-up“. Bei der Methode Top-down wird das Projekt schrittweise in kleinere Einheiten zerlegt. Das setzt Erfahrungen mit ähnlichen Projekten und einen guten Überblick über das Projekt voraus.

Ist dies nicht gegeben, bietet sich die Methode „Bottom-up“ an. Im Team werden alle Arbeitspakete ungeordnet gesammelt, zum Beispiel durch Brainstorming oder Brainwriting. Anschließend werden die Arbeitspakete sinnvoll gruppiert und auf Vollständigkeit geprüft. Beide Methoden können auch ergänzend nacheinander eingesetzt werden.

Geeignete Werkzeuge für die Erstellung eines Projektstrukturplan sind Stift und Papier (mindestens DIN A3!), Post-its oder auch Mind-Mapping-Programme wie zum Beispiel XMind.

Arbeitspakete „SMART“ formulieren

Für die Definition der Arbeitspakete gelten folgende Regeln:

  • Jedes Element muss klar spezifiziert und formuliert sein.
  • Arbeitspakete müssen klar voneinander abgegrenzt sein.
  • Für jedes Paket muss es einen(!) Verantwortlichen geben.
  • Zeitrahmen nicht zu lang, da sonst Verzögerung unter Umständen zu spät erkannt werden.
  • Zu kleine Arbeitspakete erschweren die Kontrolle und die Kostensteuerung.
  • Externe Aufgaben sollten immer als eigene Arbeitspakete definiert werden.

Die Arbeitspakete sollen möglichst vollständig, messbar, widerspruchsfrei, realisierbar und mit einer klaren Terminvorgabe versehen formuliert werden. Bei der Definition der Arbeispakete kann das Akronym SMART als Gedankenstütze dienen:

  • specific (spezifisch)
  • measurable (messbar)
  • attainable (erreichbar)
  • relevant (relevant)
  • time-bound (mit Zeitvorgabe/Termin)

Bei der Formulierung sollte man darauf achten, dass die Arbeitspakete auch aus unterschiedlichen Fachperspektiven verständlich sind. Die verwendeten Fachbegriffe sollten allgemeinverständlich erläutert werden, wenn sie sich nicht vermeiden lassen.

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