1. Initialisierung

Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.
(Albert Einstein, deutscher Physiker, 1879–1955)

Von der vagen Idee zum konkreten Projekt

Projekte können auf verschiedene Weise entstehen: durch Kundenaufträge, aber auch durch Ideen, neue Unternehmensziele oder veränderte Rahmenbedingungen. In der Projektphase „Initialisierung“ geht es darum, zunächst das Projekt und den Projektkontext möglichst genau zu erfassen und den Bedarf und die Erwartungen für das Projekt zu klären. Das Ergebnis dieser Phase sollte ein schriftlich fixiertes gemeinsames Projektverständnis sein, zum Beispiel durch einen Projektsteckbrief, Briefing oder einen Projektantrag.

Das gemeinsame Projektverständnis absichern

In der Initialisierungsphase müssen Erwartungen an das Projekt geklärt und ein gemeinsames Projektverständnis abgesichert werden. Gerade zu Beginn können die Vorstellungen der Projektbeteiligten erheblich voneinander abweichen. Da in Projekten in der Regel fachübergreifend gearbeitet wird, ist es wichtig, abzusichern, das alle das Gleiche meinen und Begriffe und Definitionen einheitlich sind.

Projektsteckbrief

Auftraggeber Wer beauftragt das Projekt?
Oberziel Was soll durch das Projektende erreicht werden?
Projektinhalt Worum geht es?
Nutzen Warum soll das Projekt durchgeführt werden?
Umfeld Welche Faktoren wirken auf das Projekt?
Termine Bis wann sollten (voraussichtlich) Ergebnisse vorliegen?
Kosten Wie viel Budget muss dafür investiert werden?
Schlüsselrollen Wer übernimmt die zentralen Rollen?
Chancen Welche Chancen ergeben sich ggf. aus dem Projekt?
Mögliche Hindernisse und Risiken Was gilt es zu beachten?
Besondere Schnittstellen Welche Schnittstellen gibt es?
Bemerkungen Was ist sonst noch relevant?

Bedeutung des Projektstarts

Wenn ich keine Zeit habe, nehme ich davon besonders viel am Anfang.
(Ruth Cohn, deutsche Psychologin, 1912–2010)

Im Projekt steigen mit fortschreitendem Verlauf die Kosten, die Zeit verfliegt und die Beeinflussbarkeit sinkt, während das Wissen wächst. Deswegen betonen die meisten Projektmanagementmethoden die Startphase besonders, in der es darum geht, Erwartungen zu klären und ein gemeinsames Projektverständnis abzusichern.