Damit man Projekte erfolgreich steuern kann, sind eine Reihe von Faktoren entscheidend:
- Top-Management-Unterstützung: Wenn die oberste Entscheidungsebene ein Projekt nicht als relevant ansieht und explizit unterstützt, wird es im Verlauf schwer, die benötigte Unterstützung im Unternehmen zu bekommen.
- Teamentwicklung: Projektteams sind in der Regel interdisziplinär und müssen meist unter hohem Zeit- und Kostendruck „funktionieren“. Das erfordert Vertrauen, ein gemeinsames Projektverständnis und eine gemeinsame Sprache – Faktoren, die nicht „einfach so“ vorhanden sind, sondern die das Team aktiv entwickeln muss.
- Kommunikation: „Reden hilft“ – Im oft hektischen Projektablauf ist es nicht leicht, zu beurteilen, wer wen wann über was informieren sollte. Ein „zu wenig“ an Information an das Team oder an Stakeholder kann dabei genauso gefährlich sein wie ein „zu viel“. Deshalb ist das Kommunikationsmanagement eine der wesentlichsten Projektmanagementfunktionen.
- Persönlichkeit der Projektleitung: Die Projektleitung benötigt sowohl Durchsetzungsvermögen, diplomatisches Geschick, analytischen Verstand und Einfühlungsvermögen sowie die Fähigkeit, mit Paradoxien (Gegensätzlichkeiten) und Ambiguität (Unschärfen) umgehen zu können. Dabei kann die Kenntnis von Projektmanagementbegriffen und -methoden helfen, die eigene Persönlichkeit und die Rolle im Team besser zu begreifen.
- Projektplanung: Ein gemeinsames und abgesichertes Verständnis der Projektziele und des Vorgehens mit klaren Schritten und Aufgaben ist eine Grundvoraussetzung, um ein Projekt steuern zu können. Nur so kann man Abweichungen erkennen und den Kurs korrigieren.
Ein Projekt zu leiten und zu steuern, heißt vor allem miteinander zu reden. Regelmäßige, strukturierte Team-Meetings sind ein wesentlicher Baustein für eine funktionierende Projektsteuerung.
Typische Agenda einer Teamsitzung
- Einleitung: Willkommen, Moderation und Protokollführung festlegen
- Aktuelles: z. B. Zufriedenheit des Auftraggebers, Teambelange, Arbeitsmittel usw.
- Information über den IST-Zustand und Bewertung des Fortschritts (Abgleich mit SOLL-Zustand)
- Probleme und Änderungswünsche (ggf. Steuerungsmaßnahmen ergreifen oder Entscheidungsvorlagen erarbeiten)
- Risiken und Stakeholder betrachten
Durch neue Erkenntnisse oder Veränderungen im Umfeld können sich neue Anforderungen an das Projekt oder neue Ideen für Maßnahmen oder Funktionen ergeben. Solche Änderungswünsche sollte man frühzeitig erkennen und sie mit dem Spielraum des Magischen Dreiecks abgleichen. Denn egal wie überzeugend eine Idee ist, in der Regel führt sie zu Mehraufwand oder Verzögerungen, die mit dem Auftraggeber abgeklärt werden müssen. Deshalb sollte man jede Erweiterung des Projektauftrags samt der Auswirkungen auf Kosten und Termine schriftlich fixieren und vom Auftraggeber gegenzeichnen lassen.
Merke: In Projekten sind gute Ideen meist eine schlechte Idee!