Der Projektstrukturplan ist eine möglichst vollständige Darstellung des Projektes. Er legt fest, was zu tun ist. Das Projekt wird strukturiert und in übersichtliche Arbeitspakete (oder Vorgänge) aufgeteilt. Der PSP ist die Basis für die Zeit- und Kostenschätzung, die Grundlage für die Projektsteuerung, die Risikobewertung und Projektdokumentation.
Die Gliederung des PSP kann man aus unterschiedlichen Blickwinkeln vornehmen. Um ein möglichst vollständiges Bild des Projekts zu erhalten, empfiehlt es sich, die folgenden drei Perspektiven bewusst nacheinander zu durchlaufen.
Wichtig: Die zeitliche Abfolge wird nicht im PSP festgelegt, sondern im Projektablaufplan (PAP).
Objektorientierte Betrachtung
Bei der objektorientierten Betrachtung bilden die einzelnen Objekte des Projekts (auch als „Artefakte“ bezeichnet) die oberste Ebene. Zu den einzelnen Oberpunkten sammelt man dann die entsprechenden Arbeitspakete.
Zum Beispiel bei einem Messeauftritt zählen zu den Objekten der Messestand, das Messepersonal, die Produktpräsentation oder die Einladung.
Funktionsorientierte Betrachtung
Die funktionsorientierte Betrachtung geht nicht von Objekten sondern von Funktionen aus. Das können die verschiedenen an einem Projekt beteiligten Gewerke sein oder die Funktionalitäten, die durch das Projekt erreicht werden sollen. Auch hier werden wieder die entsprechenden Arbeitspakete gesammelt. Dabei kann es zu Wiederholungen von bereits bei der objektorientierten Betrachtungsweise gesammelten Arbeitspakete kommen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit treten jedoch durch den veränderten Blickwinkel ganz neue Arbeitspakete hervor, die bei rein objektorientierter Betrachtung vergessen worden wären.
Bei dem Beispiel des Messeauftritts gehören dazu etwa die Werbewirkung für das Unternehmen, Kunden- und Lieferantengespräche oder die Wettbewerbsbeobachtung.
Ablauforientierte Betrachtung
Die ablauforientierte Betrachtungsweise nimmt den zeitlichen Ablauf des Projekts als Ausgangspunkt. Auch hier gilt, dass es sicher Wiederholungen der Arbeitspakete aus den vorangegangenen Betrachtungen geben wird, aber eben auch wieder neue, zuvor nicht berücksichtigte Arbeitspakete.
Für das Beispiel Messeauftritt etwa die Vorbereitungsphase, die Planungsphase, die Messe und die Nachbereitung.
Arbeitspakete
Die Beschreibung der Arbeitspakete definiert Folgendes:
- Aufgabe: Was ist zu tun? Woran messe ich den Erfolg?
- Termin: (Bis) wann ist es zu tun?
- Verantwortlichkeit: Wer hat es zu tun bzw. entscheidet über die Erledigung?
- Hilfsmittel und Methoden: Wie/womit ist es zu tun?
Die Arbeitspakete müssen klar voneinander abgegrenzt sein und dürfen sich nicht überlappen. Externe Aufgaben sollten immer als eigene Arbeitspakete definiert werden. Zu kleine Arbeitspakete erschweren die Kontrolle und die Kostensteuerung. Jedoch sollte der Zeitrahmen nicht zu lang sein, da sonst Verzögerungen unter Umständen zu spät erkannt werden.
Bei der Definition der Arbeitspakete kann das Akronym SMART als Gedankenstütze dienen:
- Specific (spezifisch)
- Measurable (messbar)
- Activating (aktivierend, motivierend (auch attractive/attraktiv))
- Reasonable (realistisch, erreichbar)
- Time-bound (terminiert)
Bei der Formulierung sollte man darauf achten, dass die Arbeitspakete auch aus unterschiedlichen Fachperspektiven verständlich sind. Fachbegriffe sollten allgemeinverständlich erläutert werden, wenn sie sich nicht vermeiden lassen.
Vorgehensweisen für das Erstellen eines Projektstrukturplans
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Arbeitspakete für den Projektstrukturplan zu sammeln: „Top-down“ oder „Bottom-up“. Bei der Methode Top-down wird das Projekt schrittweise in kleinere Einheiten zerlegt. Das setzt Erfahrungen mit ähnlichen Projekten und einen guten Überblick über das Projekt voraus. Ist dies nicht gegeben, bietet sich die Methode Bottom-up an. Im Team werden alle Arbeitspakete – zunächst ungeordnet – gesammelt, zum Beispiel durch Brainstorming oder Brainwriting. Anschließend werden die Arbeitspakete sinnvoll gruppiert und auf Vollständigkeit geprüft. Beide Methoden können auch ergänzend nacheinander eingesetzt werden. Geeignete Werkzeuge für die Erstellung eines Projektstrukturplans sind Stift und Papier (mindestens DIN A3!), Post-its oder auch Mind-Mapping-Programme.