Was ist mit Projektmanagement-Software?

Unter Projektmanagement-Software versteht man in Regel komplexe Programme, zum Beispiel Microsoft Project (Windows) oder Merlin (Mac). Im Kommunikationsdesign macht der Einsatz solcher Projektmanagement-Software in vielen Fällen jedoch nur wenig Sinn. Denn der Aufwand für die Erstellung der Pläne ist sehr hoch und ihre fortlaufende Aktualisierung sehr zeitintensiv. Auch kann die vermeintliche Genauigkeit der Planung von der Realität im Projekt ablenken und zu falschen Schlüssen führen. Erst bei größeren Teams (mehr als 20 Mitglieder) überwiegen die Vorteile diese Nachteile. Darüber hinaus beinhalten viele Agentursoftware-Lösungen Planungsfunktionen und erlauben somit Projektmanagementfunktionen wie die Steuerung von Teams und Aufgaben.

Aber auch für kleinere Teams gibt es nützliche Programme, die bei der Erstellung von Plänen, der Konzeption oder der Erfassung von Zeit und Kosten genutzt werden können (siehe weiter unten).

Weitere Projektmanagement-Tools

Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Projektmanagement-Programme, die mehrere Funktionen wir Projektplanung und -management, Aufgabenverwaltung, Kommunikation, Adressverwaltung, Buchhaltung usw. in sich vereinen. Teilweise lassen sich auch Dateien organisieren und externe Services können eingebunden werden.

Asana (Abonnement – kostenlose „Basic“ Version für Einzelpersonen oder Teams, die gerade erst mit Projektmanagement beginnen)

Basecamp (Abonnement – kostenloser 30-Tage-Test)

ClickUp (Abonnement – kostenlose „Einzelperson“-Version)

MeisterTask (Abonnement – kostenlose „Einzelperson“-Version)

Monday (Abonnement – kostenlose „Einzelperson“-Version)

Notion (Android, iOS, MacOS, Windows; Abonnement – kostenlose „Personal“-Version)

OrangeScrum (Abonnement und „On Premise“-Kauf – kostenlose „Free“-Version für bis zu 3 Team-Mitglieder und 14-Tage-Tests)

Paymo (Abonnement – kostenlose „Free“-Version für bis zu 10 Team-Mitglieder)

Project Libre (Linux, MacOS, Windows; Open Source (Community Edition) und Abonnement für Unternehmen (Project Libre Cloud) mit kostenlosem 14-Tage-Test)

Slack (Abonnement – kostenlose Version mit leicht eingeschränktem Funktionsumfang)

Todoist (Abonnement – kostenlose „Free“-Version für Beginnende)

ZenKit Suite (Abonnement – kostenlose „Personal“-Version für Einzelpersonen)

Cloud-Office-Programme (Microsoft Office 365, Apple iCloud, Google G-Suite, Sciebo usw.)

Für alle Teammitglieder gleichzeitig sicht- und bearbeitbare Dokumente haben gegenüber dem Versand und der Versionierung von Dateien viele Vorteile. Dabei muss jedoch der Datenschutzes beachtet werden. Viele Anbieter haben ihre Server nicht in Deutschland stehen und kommen somit für manche Daten und Projekte nicht Frage.

Trello

Trello ist eine webbasierte Projektmanagementsoftware, die auf der Kanban-Methode basiert. Aufgaben oder Themen werden als „Karten“ in „Listen“ und „Boards“ organisiert und können gemeinsam bearbeitet werden. Die „Karten“ können Personen zugewiesen werden und Medien, Checklisten u. ä. enthalten. Trello eignet sich zum Beispiel gut für die Erstellung von Redaktionsplänen oder zur Vorbereitung von Meetings.

Miro

Miro ist ein virtuelles Whiteboard, an dem man gemeinsam arbeiten kann sowie verschiedenste Medien visuell anordnen und strukturieren kann. Es eignet sich für Mindmaps, Prozessdarstellungen, Moodboards und vieles mehr.

Hinweis für Studierende des Seminars „Aspekte der Kommunikationsgestaltung“

Sie können kostenlos Mitglied meines Miro-Education-Accounts werden. Er bietet gegenüber dem kostenlosen Miro-Account die Möglichkeit, Boards in eine Vielzahl von Formaten und als Backup zu exportieren.

Bitte beachten Sie: Da ich nur eine begrenzte Zahl Plätze vergeben kann, besteht dieser Zugang nur während des Semesters in dem Sie an diesem Seminar teilnehmen. Sichern Sie zu Semesterende alle Boards. Vor Beginn des nächsten Semesters lösche ich sämtliche Boards. Ein Zugriff ist dann nicht mehr möglich.

Mind-Mapping-Tools

Mind-Maps sind „Gedankenlandkarten“, die sich in der Konzeption zur Durchdringung von komplexen Themen oder zur Ideenfindung eignen. Im Projektmanagement können Mind-Maps zur Erstellung von Projektstrukturplänen oder zur Protokollierung von Projektsitzungen genutzt werden.

Outliner

Mit dem Begriff „Outline“ („Gliederung“ bzw. „Text-Skizze“) werden hierarchisch gegliederte Texte bezeichnet. „Outlining“ hilft dabei, komplexe Themen und Projekte zu strukturieren und Ideen zu organisieren. Das macht sie gerade bei der Konzeption wertvoll, wenn man über viele Facetten eines Projekts gleichzeitig arbeitet. Durch das Ein- und Ausklappen kann man auch bei umfangreichen Texten den Überblick behalten. So kann man zunächst zum Beispiel zunächst eine Grundstruktur erstellen, die dann nach und nach gefüllt wird. Auch um Präsentationen vorzubereiten, bietet Outlining sich an. Im Prinzip ist Outlining mit Hilfe von Aufzählungen in jedem Textverarbeitungsprogramm machbar. Outliner-Programme bieten aber deutliche Vorteile hinsichtlich Handhabung und Schnelligkeit, mit der Gliederungspunkte verschoben, formatiert und auf- und zugeklappt werden können.

  • Cloud Outliner Pro (iOS, MacOS; Kauf – kostenlose Version (ohne Pro) im AppStore erhältlich)
  • Omni Outliner (iOS, MacOS; Kauf, Abonnement für iOS)
  • OutlineEdit (MacOS, Kauf, kostenlose Testversion)
  • WorkFlowy (Android, iOS, Linux, MacOS, WebApp, Windows; Abonnement – kostenlose „Basic“-Version)

Gantt-Diagramme/Projektablaufplanung