Was ist ein Projekt?

Das ist gar nicht so leicht zu beantworten. Denn es gibt keine allgemeingültige Definition. Das amerikanische Project Management Institute (PMI, www.pmi.org) definiert ein Projekt so:

Eine vorübergehende Anstrengung zur Erzeugung eines einmaligen Dienstes oder Produkts.

Für das Deutsche Institut für Normung (DIN, www.din.de) ist ein Projekt …

… ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit, aber auch Konstante der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie zum Beispiel Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.

Die meisten Definitionen sind sich einig darin, dass sich Projekte durch folgende Merkmale auszeichnen:

• Einmaligkeit und hohe Individualität
• Hohe Komplexität
• Bearbeitung in einem eigens für das Projekt zusammengestellten interdisziplinären Team
• Lösungswege sind oft (noch) unklar
• Ungewisser Ausgang
• Hohe Kostenintensität
• Dynamische Randbedingungen

Dem gegenüber ist Routinearbeit durch die gegenteiligen Merkmale gekennzeichnet:

• Wiederholende Tätigkeiten
• Aufteilung in überschaubare Schritte
• Festgelegte Abläufe und Standards
• Innerhalb der Standardorganisation, abteilungsspezifische Abwicklung
• Prozesse und Ergebnisse stehen fest
• Statische Randbedingungen

Daraus folgt, dass Routinearbeit trainierbar ist und kontinuierliche Verbesserungen möglich sind, während bei Projekten der Anspruch „Do it right the first time“ gelten muss.

Vieles was im Alltag von Designbüros oder Werbeagenturen als „Projekt“ bezeichnet wird, ist nach diesen Definitionen eigentlich Routinearbeit. Damit sind diese „Projekte“ nicht Gegenstand des Projektmanagements sondern der normalen Betriebsabläufe bzw. des Prozessmanagements.

Anders als im Projektmanagement – bei dem es um das Erreichen eines komplexen Projektziels mit (noch) unbekanntem Lösungsweg, eigenem Projektteam und hohem Kosten- und Zeitaufwand geht – ist das Ziel des Prozessmanagements die Verbesserung des laufenden Betriebs und der wiederkehrenden Routineaufgaben. Wie das Projektmanagement umfasst das Prozessmanagement verschiedene Aufgabenfelder von Qualitätsmanagement über Kostenmanagement bis hin zum Personalmanagement.