Unabhängig davon, ob nach klassischem oder agilem Projektmanagement oder einer Mischform gearbeitet wird, sind die Aufgaben und Anforderungen an die Projektleitung sehr vielfältig. Der Schwerpunkt der Aufgaben einer Projektleitung liegt in der Projektsteuerung.
Das amerikanische Project Management Institute (PMI, www.pmi.org) definiert im Projekt Management Body of Knowledge zehn Aufgabenfelder bzw. Wissensgebiete, die im Projektmanagement betrachtet werden müssen:
1. Integration (Project Integration Management)
Projekte erfordern in der Regel eine eigene, temporäre Organisation. Viele der Projektbeteiligten arbeiten jedoch nicht nur im Projekt, sondern zusätzlich weiterhin in ihrem Unternehmen oder in weiteren Projekten. Die Integration des Projekts in die Abläufe der Beteiligten ist die Aufgabe des Integrationsmanagements.
2. Inhalt und Umfang (Project Scope Management)
Projekte verlaufen selten nach Plan. Je weiter sich das Projekt entwickelt, um so mehr Erkenntnisse werden über mögliche Lösungen und Probleme gewonnen, es tauchen neue Ideen und Wünsche auf. Das sogenannte „Scope Management“ (engl. „Rahmen/Umfang“) befasst sich damit, dass die Projektziele eingehalten werden. Das Projekt soll dabei durch neue Ideen nicht aus dem Ruder laufen und die ursprünglich gesetzten Ziele nicht aus den Augen verloren werden.
3. Termine (Project Time Management)
Für nahezu alle Teilschritte eines Projekts gelten enge Zeitvorgaben. Die Erreichung dieser Vorgaben und das frühzeitige Erkennen von möglichen Terminverschiebungen und die Einleitung entsprechender Gegenmaßnahmen sind Aufgaben des Zeit- und Terminmanagements.
4. Kosten (Project Cost Management)
Kosten sind in fast allen Projekten eine entscheidende Größe. Wenn ein Projekt initiiert wird, können die Kosten meistens nur sehr grob geschätzt werden, da genaue Lösungswege noch unbekannt sind und noch nicht sämtliche Risiken überblickt werden können. Das Kostenmanagement erfasst alle anfallenden Kosten des Projekts und aktualisiert fortlaufend die Kostenschätzung für den weiteren Projektablauf. Auch zum Beispiel die Sicherstellung von Liquidität durch Abschlagszahlung und die Kalkulation von verschiedenen Lösungsalternativen gehört zum Aufgabenbereich des Kostenmanagements.
5. Qualität (Project Quality Management)
Das Qualitätsmanagement stellt Kriterien für die objektive Beurteilung der Qualität auf und überprüft die Erreichung der gesetzten Qualitätsziele. Im Kommunikationsdesign gehören zum Beispiel das Lektorat, die Kontrolle von Druckerzeugnissen oder das Testen von Websites auf verschiedenen Geräten dazu. Ebenfalls in den Aufgabenbereich des Qualitätsmanagements gehört das Erfassen der Ablaufqualität im Projekt und die Beurteilung der verwendeten Methoden, die als „Lessons Learned“ Bestandteil der Projektdokumentation sein sollte.
6. Personal (Project Human Resources Management)
Zum Bereich Personalmanagement gehört das Einstellen und Betreuen der Projektmitarbeiter sowie das Lösen von Konflikten während des Projekts. Auch die Team-Entwicklung und das Setzen individueller Entwicklungsziele während der Projektarbeit gehören in dieses Gebiet. Besonders bei langandauernden Projekten ist auch die Re-Integration der Projektmitarbeiter in das normale Arbeitsumfeld nach Projektabschluss eine wichtige Aufgabe.
7. Kommunikation (Project Communications Management)
Effektive Kommunikation innerhalb des Projekts, zwischen den beteiligten Unternehmen, mit Dienstleistern sowie dem Auftraggeber, ist wesentlich für den Erfolg des Projekts und nimmt daher einen sehr großen Stellenwert ein. Das Kommunikationsmanagement erstellt Pläne, wer wann von wem worüber und wie informiert wird. Voraussetzung dafür ist eine genaue Festlegung der Verantwortungs- und Entscheidungsbereiche der Projektbeteiligten. Darüber hinaus gehört auch das Projektmarketing nach außen – die Öffentlichkeitsarbeit für das Projekt – zu den Aufgaben des Kommunikationsmanagements.
8. Risiko (Project Risk Management)
Die Risikoeinschätzung ist ein wesentlicher Punkt für erfolgreiches Projektmanagement. Risiken müssen dabei möglichst früh erkannt werden, um rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Zur Bewertung können die Risiken anhand von zwei Kriterien beurteilt werden: der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Höhe des maximalen Schadens.
Für den Umgang mit Risiken gibt es vier grundsätzliche Strategien:
- Absichern (durch Versicherungen oder Kontrollen)
- Vermeiden (durch alternative Vorgehensweise)
- Bewusstes Eingehen (zum Beispiel bei geringer Schadenshöhe)
- Abwälzen (zum Beispiel auf Dienstleister oder Auftraggeber)
9. Beschaffung und Logistik (Project Procurement Management)
Das Logistikmanagement sorgt dafür, dass sämtliche Ressourcen termingerecht in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Es koordiniert die Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.
10. Stakeholder (Stakeholder Management)
Seit 2013 gehört das Stakeholder-Management als zehnter Bereich zu den Wissensgebieten des Projektmanagements. Als Stakeholder werden alle Personen oder Gruppen bezeichnet, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind.
Siehe auch: de.wikipedia.org/wiki/A_Guide_to_the_Project_Management_Body_of_Knowledge