Projektphasen

„Wenn ich keine Zeit habe, nehme ich davon besonders viel am Anfang.“
(Ruth Cohn, Dt. Psychologin, 1912–2010)

Ein Projekt ohne Zwischenschritte durchzuführen und erst am Schluss zu prüfen, ob die Ziele erreicht wurden, ist sehr riskant. Projekte werden daher in Phasen unterteilt, die durch Zwischenschritte voneinander getrennt werden.

Grundsätzliche Projektphasen sind zum Beispiel Definition, Konzept, Realisation und Nutzung. Die Projektphasen werden mit einem Zwischenschritt oder „Meilenstein“ abgeschlossen. Dabei kann ein so genannter „Review“ durchgeführt werden. Beim Review wird genau geprüft, ob die Erreichung der Projektziele und die Wirtschaftlichkeit weiterhin gewährleistet sind oder eventuell ein Abbruch des Projekts an dieser Stelle sinnvoller ist. Je eher ein unrealisierbares Projekt gestoppt wird, umso geringer sind die Kosten. Zum Abschluss einer Projektphase sollte ebenfalls geprüft werden, ob es neue Risiken gibt, die den Projekterfolg gefährden und ob alle zu Beginn gemachten Annahmen und Rahmenbedingungen noch gelten. Offene Probleme sollten benannt und entschieden werden, damit „sauber“ in die nächste Phase gestartet werden kann.

Die Anzahl und Bezeichnung der Projektphasen und Zwischenschritte kann je nach Umfang des Projekts oder nach Branche stark variieren.

Typische Projektphasen

1 Initialisierung

Projekte können auf verschiedene Weise entstehen: durch Kundenaufträge, aber auch durch Ideen, neue Unternehmensziele oder veränderte Rahmenbedingungen. In der Projektphase „Initialisierung“ geht es darum, zunächst das Projekt und den Projektkontext möglichst genau zu erfassen. Abgeschlossen wird diese Phase typischerweise durch ein Briefing, einen Projektantrag oder ein Angebot.

2 Planung

Die Planung erfolgt meist in zwei Schritten: zunächst wird der Projektstrukturplan entwickelt, der festlegt, welche Arbeitspakete in dem Projekt abgearbeitet werden müssen. Anschließend folgt der Projektablaufplan, der festlegt, wann welche Schritte durchgeführt werden.

3 Ausführung und Steuerung

Während der Projektdurchführung stehen die Kontrolle des Projektfortschritts, die Reaktion auf Probleme und Störungen sowie mögliche Korrekturmaßnahmen im Fokus.

4 Abschluss

Die Präsentation der Ergebnisse sowie die Dokumentation der während des Projekts gewonnenen Erkenntnisse bilden die Schlussphase. Ebenso gehören der Abbau der Projektorganisation und die Re-Integration der Mitarbeiter in diese Projektphase.

Weitere Projektphasen können die Optimierung der Ergebnisse nach der Einführung, die Erfassung der Wirksamkeit, Schulungen usw. umfassen.

Phasen im Kommunikationsdesign

Für Projekte der Unternehmenskommunikation hat das PR Kolleg Berlin das Neun-Phasen-Konzeptionsmodell mit drei Bereichen und jeweils drei Phasen entwickelt:

Analytischer Bereich

  1. Briefing: Mit welchem Problemen haben wir es zu tun?
  2. Recherche: Wie beschaffen wir uns die relevanten Informationen?
  3. Analyse: Wo liegen die Ursachen und die Kernprobleme und wie bewerten wir sie?

Strategischer Bereich

  1. Zielgruppen und Ziele: Was wollen wir bei wem erreichen?
  2. Positionierung: Wie positionieren wir uns im Kommunikationsfeld?
  3. Botschaften und kreative Leitidee: Wie gestalten wir die Ideen und Kommunikationsinhalte?

Operativer Bereich

  1. Maßnahmenplanung: Mit welchen Mitteln und Maßnahmen wollen wir kommunizieren?
  2. Erfolgskontrolle: Was haben wir erreicht und mit welchen Methoden belegen wir den Erfolg unserer Maßnahmen?
  3. Präsentation und Dokumentation: Wie präsentierem wir unser Kommunikationskonzept und wie dokumentieren wir die Ergebnisse unserer Arbeit?

Der BDG, der Berufsverband der Kommunikationsdesigner (www.bdg-designer.de), hat in einem Leitfaden für die erfolgreiche Zusammenarbeit von Auftraggebern und Designern ein Phasenmodell für Kommunikationsdesignprojekte entwickelt (designer-auftraggeber.de).

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